档案室概况
 
 


 
         高校档案是指学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。档案工作是人们围绕档案所进行的收集、整理、保管、提供利用等一系列活动的总称。档案工作是学校管理工作的重要组成部分,是体现学校教学质量和管理水平的重要标志之一,是维护学校历史面貌的一项重要工作。
       天津外国语大学档案工作已伴随着其成长走过了五十余年的风雨历程。建校以来,学校只有一个办公室(党政合一),负责全校文件材料的立卷归档工作。1986年初,全校组成党群系统和行政系统两个办公室(即党委办公室和院长办公室)。1988年初,建立在校长办公室领导下的档案室,负责收集、整理、保管及提供利用全校行政部门的案卷,但党群系统形成的文件材料一直保存在党委办公室。2000年底学校成立综合档案室,负责全校文书档案和干部人事档案工作。2001年,全校档案实现了统一集中保管,结束了多年以来分散管理的局面。在此基础上,按年代——组织机构的排列方法重新逐一清点整理编排造册,基本上达到了内容完整、排列系统、查找方便。2002年底,我校档案管理工作通过了市级标准(作为学校当年十大新闻记入校史),案卷文件级目录输入率达100%,初步实现了档案现代化管理。2003年,为配合学校的管理,整顿校园经济秩序,我校在全市高校率先建立信用档案。2006年,在学校领导的大力支持下,综合档案室扩大了库房面积,引进了现代化设备,开通了档案信息网,库房和办公条件得到了质的改善。2007年,从南京大学引进“南大之星”档案管理系统,加强了全校各部门档案资源整合与开发,实现了库藏档案数字化与服务利用网络化建设上的新突破。2009年,《天津外国语学院历史沿革实用手册》(1964-2008年)编纂完成,编写形式独特新颖,图片、图表并茂,真实反映了学校的历史变迁和发展历程,成为便于检索利用的档案工具书。2010年,结合学校更名,开展向全校征集天津外国语大学各时期形成的历史档案材料和实物档案的活动,编写《天津外国语大学档案工作文件制度汇编》和《天津外国语大学基础数字汇编》,为学校制定相关政策提供重要参考依据。2011年初,综合档案室接受了天津市档案评估专家组的检查评估,专家组一致认为我校档案工作达到天津市档案评估一级单位标准(最高级)。2012年,我校应邀参加中国高教学会档案工作分会2012年学术会议,并在会上做了题为《档案价值体系与高校档案服务体系的契合研究》的专题报告,得到与会专家的一致好评。2013年,全力配合学校五十周年校庆筹备工作,通过多种途径查阅征集校史资料,编辑研究历史档案,为学校五十周年校庆服务。2014年,与南开大学商学院和天津师范大学管理学院档案学系师生开展实践教学交流活动,并与两所高校就今后联合开展横向科研合作、创建实习基地等达成了初步意向。2015年,圆满完成天津市档案局档案年检验收工作,获评“优秀”成绩,成为全市高校档案工作示范校,对自身档案工作的规范化、标准化和信息化起到了助推作用。2016年,获批承办天津市高校档案工作委员会当年年会,对推动天津市各高校档案工作水平的进一步提高,促进天津高等教育事业又好又快发展起到了积极作用,促进我校档案管理工作再上新台阶。
        综合档案室现有工作人员5名,其中硕士研究生4名、本科1名。总面积为465平方米,配有计算机、复印机、打印机、传真机、扫描仪、密码柜、防磁柜、光盘刻录塔、碎纸机、移动硬盘、加湿器、空调等现代化设备设施。
        全校共有2个全宗:第一全宗(1964年3月—1974年6月),包括秦皇岛外语专科学校与河北外国语专科学校形成的全部档案。具体范围为秦皇岛外语专科学校和河北外国语专科学校自建校以来的党政、工团在工作中形成的各种载体的档案文件材料近百卷。第二全宗(1974年6月至今),包括天津外国语学院和天津外国语大学形成的全部档案。具体范围为天津外国语学院和天津外国语大学两个时期在教学、科研、管理等活动中形成的各种载体的档案文件材料三万余卷。截止到2015年底共保存档案近三万一千卷(册),翔实记载了我校自建立、发展至今的办学历程和历史变迁,形成了文学、经济学、管理学、法学、教育学等多学科协调发展、外语特色鲜明的档案信息资源库。
       馆藏种类丰富,包括党政文书档案、教学档案、科研档案、基建档案、设备档案、出版物档案、外事档案、声像档案、会计档案、实物档案、住房档案、信用档案十二类。馆藏内容涉及学校党群及行政部门下达的文件、教学大纲、专业设置、录取通知书、学生登记表、在学成绩、科研成果、建筑工程项目材料、仪器设备材料、校编出版物、出访材料、来校外国专家及留学生材料、会计凭证、教职工住房档案以及照片、证书、印章等。其中《北京奥运会重要文献特藏本》、《天津经济技术开发区简志(英文版)》等翻译文献,教育部副部长李卫红莅临我校指导教学工作以及天外学子服务北京奥运会、上海世博会等照片成为我校珍贵的特色档案。
       近年来,综合档案室十分重视档案基础业务建设,在不断丰富馆藏的同时,加强档案信息资源的开发,逐步实现档案管理现代化,积极以多种方式提供利用,为广大师生的教学、科研、管理工作及社会服务。根据工作需要自编编研材料:《天津外国语大学历史沿革实用手册》(1964—2015年)、《天津外国语大学大事记》(1964—2015年)、《天津外国语大学全宗介绍》(1964—2015年)、《天津外国语大学档案工作文件制度汇编》(1974—2014年)、《天津外国语大学基础数字汇编》(1974—2014年)。与其他部门合编:《天津外国语大学校志》(1964—2014年)、《天津外国语大学科学研究成果目录汇编》(1964—1999年)、《天津外国语大学科学研究成果摘要汇编》(1964—1999年)以及《天津外国语大学年鉴》(2004—2015年)等。这些编研资料内容翔实,真实、客观地反映了学校的历史发展脉络,为学校各部门研究校史、获取信息、查证资料提供了重要的历史依据。